Pidato atau presentasi lisan merupakan cara mempengaruhi pemikiran dan pengambilan keputuan orang lain. Seorang pembicara presentasi berupaya mempengaruhi orang-orang yang mampu dipengaruhi melalui percakapan dan mampu menjadi mediator perubahan. Oleh karena itu yang berpidato atau melakukan presentasi lisan harus mencoba menghasilkan perubahan pada khalayak bukan melalui pemaksaan, kekuatan, atau kekerasan, melainkan melalui kiat komunikasi yang efektif.
Hal yang penting harus diperhatikan, bahwa penerimaan perubahan bergantung kapada khalayak, bukan pada yang berpidato/berpresentasi.
Presentasi lisan banyak dipilih, karena terdapat keuntungan-keuntungan nyata untuk menyampaikan sendiri gagasan dibandingkan menempatkan gagasan tersebut dalam suatu memorandum. Laporan tertulis, atau pun surat.
Untuk jelasnya keuntungan dari pidato atau presentasi lisan yaitu :
Effisiensi. Dalam jangka panjang presentasi lisan menghemat waktu dan biaya dibandingkan dengan proposal, surat, dan sebagainya.
Efektivitas. Dengan presentasi lisan tanggapan/efek dapat terlihat langsung, maka proses komunikasi berhasil guna.
Pengaruh. Presentasi lisan dapat lebih berhasil dibandingkan cara lain. Antusiasme, penampilan, isyarat vokal, dan faktor-faktor lain dapat meningkatkan kelebihan media lisan terhadap dampak yang lebih persuasif.
Frank E.X. Dance telah membandingkan dan membedakan retorika (public speaking) dan pidato presentasi (presentasional speaking), yaitu seperti diuraikan pada tabel berikut :
PERBEDAAN UMUM PIDATO PRESENTASI DAN RETORIKA
Pidato Presentasi Retorika
Jumlah khalayak sedikit Jumlah khalayak lebih banyak
Menggunakan multimedia standar Penggunaan multimedia terbatas
Khalayak lebih homogen Khalayak heterogen
Lingkungan bisnis Lingkungan bervariasi
Topik ditetapkan atau ditentukan lebih dulu Topik dinegosiasikan
Komunikasi verbal interaktif Komunikasi verbal kurang interaktif
Berorientasi pada proposal Tujuan yang kurang bervariasi
Berkesan kritis Berkesan kurang kritis
Hasil segera terlihat Hasil tertunda
Pesan diuji Pesan tidak diuji
Dibantu ahli berpengalaman Kadang-kadang dipersiapkan oleh penulis/staf pidato
PERKIRAAN PERBEDAAN DUGAAN
ANTARA RETORIKA DAN PIDATO PRESENTASI
Faktor Retorika Presentasi
Lingkungan Di mana pun, di dalam atau di luar ruangan
Bagaimana topik dipilih Luwes, ketua komite atau ketua program
Orientasi topik Luas. Khalayak dengan mudah mendukung penyimpangan dari topik yang diumumkan Biasanya sangat spesialis. Berorientasi tugas. Tujuan dan sasaran pekerjaan, tugas,bisnis yang lebih teknis. Jangkauannya mencakup penerangan staf, pemasaran, pengajaran, laporan dan sebagainya. Khalayak biasanya mengharapkan kesetiaan yang kuat terhadap topik yang diumumkan.
Batas waktu Lini waktu yang ketat Lini waktu ketat
Komposisi khalayak Terpilih sendiri. Biasanya, peristiwa dalam hubungan satu waktu. Mungkin, memiliki orientasi topik yang luas.
Ditentukan. Biasanya mempunyai informasi latar belakang mengenai mengenai hubungan topik mengenai bisnis.Sangat terfokus pada topik.
Harapan partisipasi khalayak
Interaksi yang tersembunyi. Partisipasi/umpan balik khalayak yang dalam
Interaksi lahir. Sering berupa partisipasi vokal. Khalayak merasa bebas menentang penyaji.
Fokus tanggung jawab aktivitas Pada Pembicara. Khalayak mengharapkan perwujudan maksud pada pihak pembicara. Pada penyaji. Khalayak membagi fokus maksud yang biasanya menyiratkan tujuan manajemen.
Derajat keahlian dan persiapan pembicara yang diharapkan Pembicara diharapkan telah mendapatkan hak bicara. Keahlian diantisipasi. Pembicara diharapkan benar-benar siap. Penyaji sering dipandang sebagai yang utama, tetapi diharapkan siap secara khusus.
Decentering (kepantasan) Laten, tetapi ada. Ada dan berwujud.
Derajat spontanitas yang dirasakan Ilusi spontanitas diharapkan. Beberapa ilusi spontanitas diharapkan, tetapi dalam derajat yang lebih kecil daripada retorika.
Pemanfaatan bantuan audiovisual Jarang Biasa
Periode tanya jawab Kadang-kadang dihilangkan seluruhnya. Jika digunakan, hampir selalu pada akhir pidato. Sering berlangsung, interaktif, dan terus-menerus.
Sumber : Frank E.X. Dance, What do you mean presentational speaking? Management Communication Quaterly 1 (1987 : 268)
Presentasi dalam bidang bisnis merupakan bentuk komunikasi lisan yang direncanakan secara cermat untuk tujuan penjualan gagasan, produk, atau jasa kepada seseorang atau kelompok pengambil keputusan. Presentasi bisnis berorientasi pada proposal, yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada khalayak yang relatif homogen dari berbagai tingkat.
Presentasi informasi dirancang untuk menjadi pengaktif khalayak, biasanya menggunakan hiburan sebagai daya tarik.
Retorika biasanya dirancang untuk memberikan informasi otoritatif, memenuhi fungsi seremonial dan inspirasi, meningkatkan hubungan masyarakat, dan atau menghadirkan berbagai jenis stimulasi pada khalayak.
Presentasi atau pidato diberikan untuk mendatangkan perubahan (kadang sering pada saat presentasi), mendukung tindakan yang khusus, dan atau mendorong kelompok atau seseorang yang berwenang untuk mengambil keputusan yang khusus. Menurut Hugenberg, Owen, & Robinson mengkhususkan lima bidang perubahan yang diusulkan dalam organisasi, yaitu :
Mengubah produk
Mengubah proses pembuatan produk
Mengubah pabrik
Mengubah kebijakan (aturan dan pedoman yang diikuti organisasi), dan
Mengubah personel, baik dengan cara memperkerjakan orang-orang baru, menghapus pekerjaan yang ada, atau memindahkan orang-orang.
Dengan demikian orang-orang bisnis menyampaikan retorika dan mengemukakan banyak alasan, termasuk hubungan masyarakat yang positif dan kepuasan ego pribadi.
Menyesuaikan presentasi dengan khalayak dan lingkungan yang khusus sekarang merupakan prasyarat bagi semua komunikasi yang efektif.
Unsur dasar dalam suatu presentasi adalah :
Presentasi diri,
Analisis masalah,
Pernyataan rekomendasi (proposal) yang jelas,
Jawaban yang memuaskan (mengatasi rintangan yang diketahui), dan
Rangkaian tindakan yang diusulkan.
Presentasi dalam bidang bisnis sering diulas sebelumnya oleh atasan. Para ahli dalam isi dan alat bantu multimedia mungkin membantu kesiapan penyaji. Oleh karena itu maka dikenal presentasi “pintu belakang” dibuat oleh para wakil dari suatu unit kepada unit lainnya dalam perusahaan yang sama; presentasi “pintu depan” dibuat untuk orang-orang yang bukan merupakan bagian dari organisasi yang sama.
Merencanakan Presentasi
Presentasi yang berhasil memerlukan perencanaan yang cermat. Walaupun tidak ada presentasi yang sempurna. Perencanaan yang hati-hati akan mendatangkan keberhasilan. Prencanaan yang buruk mudah ditemukan dan merugikan penyaji. Perencanaan presentasi meliputi 9 langkah, yaitu :
Kajian tujuan. Perencanaan presentasi dimulai dengan mengkaji tujuan-tujuan presentasi. Pengkajian tujuan memaksa untuk menentukan apa yang diinginkan dari pada penyimak dengan tepat. Tujuan harus ditulis dalam kalimat yang sederhana, jelas, dan singkat yang memenuhi kriteria berikut :
Deskriptif, tujuan dinyatakan sedemikian rupa sehingga mengenali reaksi yang diinginkan khalayak
Spesifik, pernyataan tujuan sederhana, jelas, ringkas. Pernyataan standar : siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.
Realitas, tujuan sesuai kenyataan untuk menghindari ketidakpuasan.
Menganalisis Khalayak, gambaran ikhtisar yang jelas mengenai analisis khalayak harus memadai. Pokok yang penting adalah persiapan presentasi akan lebih mudah sejak awal jika memusatkan perhatian kepada para penyimak.
Mengembangkan gagasan utama. Tujuan presentasi selalu terpusat pada khalayak. Tujuan khusus adalah sasaran, dan gagasan utama adalah cara untuk mencapai sasaran tersebut. Gagasan utama merupakan penyingkatan dari keseluruhan presentasi menjadi satu kalimat deklaratif. Maka gagasan utama harus ringkas dan langsung, serta sesuai dengan pernyataan tujuan dengan cara bertindak sebagai sarana untuk mencapai sasaran presentasi.
Mengembangkan pokok-pokok utama. Hal ini disebut juga pokok-pokok kunci yang membentuk tulang punggung pesan yang mendukung, menggambarkan, atau memperjelas gagasan utama dari suatu pesan. Pokok-pokok utama ini dapat menaati rangkaian perintah yang bersifat kronologis, topikal, iklimatis, spasial, kausal, pemecahan masalah, atau memotivasi.
Mengkolsultasikan sumber-sumber informasi. Tujuannya adalah menambah pengetahuan dasar untuk penggunaan bukti dalam pembahasan masalah presentasi.
Mencatat data. Mengumpulkan data yang akurat dan sistematis untuk pembuktian atau referensi mendatang.
Membuat sketsa presentasi. Menyusun materi presentasi dalam bentuk garis besar / outline dengan urutan yang logis mulai dari pendahuluan, isi, sampai kesimpulan. Sketsa harus dikaji kekurangan dan ketidakjelasannya supaya diperkuat dengan data tambahan.
Storyboard. Sebagai alternatif pembuatan sketsa dapat mempersiapkan papan cerita, menggabungkan narasi dan visual dalam satu lembar tunggal.
Menggunakan catatan
Latihan
Mengumpulkan umpan balik
Gladi resik
Presentasi informatif terdiri dari :
Penjelasan ringkas (briefeng), biasanya bersifat umum dan internal.
Penjelasan ringkas yang umum, misalnya pernyataan pada pihak pers (pers realles) biasanya bersifat rincian ringkas.
Penjelasan ringkas internal, melibatkan pembicara dan khalayak dalam organisasi yang sama.
Laporan, baik bersifat formal maupun informal, biasanya menyelesaikan satu dari tiga tujuan :
Pertama, pembicara menyediakan data yang diminta oleh siapa pun pemberi laporan.
Kedua, pembicara menganalisis dan menterjemahkan data.
Ketiga, pembicara menganjurkan beberapa tindakan berdasarkan data yang diketahui.
Intruksi. Presentasi intruksional melibatkan pelatihan dan atau orientasi pegawai baru, pembaharuan pelatihan semua pegawai, atau penjelasan prosedur atau metoda baru.
Presentasi informatif dalam bidang apa pun mempunyai dua tujuan dasar, yaitu :
menginginkan penyimak memahami informasi yang disajikan.
Menginginkan penyimak menyimpan informasi untuk sebagai bahan pengambilan keputusan dan berperilaku.
Supaya dua tujuan dasar itu tercapai maka presentasi haruslah untuk mencapai :
kejelasan, yaitu pesan bersifat spesifik dan konkret. Dapat juga menggunakan perbandingan yaitu menghadirkan hal-hal asing dengan hal-hal yang dikenal. Atau juga dengan cara menyampaikan informasi menurut ukuran tertentu yang berarti bagi khalayak. relevansi, Informasi yang disampaikan harus relevan dengan para penyimak, yaitu memusatkan perhatian supaya tidak memunculkan topik lain. minat, Dengan mengubah-ubah materi pendukung dapat membantu penyimak mempertahankan minat dan perhatian. keakuratan. Memeriksa ulang informasi dan mencatatnya dengan benar sesuai sumbernya.
Untuk memahami bagaimana sebenarnya proses persuasi itu berfungsi dapat dilihat pada Model Persuasi yang dikemukakan Gary Cronkhite :
Dalam kiat membujuk khalayak khusus harus diingat bahwa keberhasilan dalam peoses persuasi bergantung kepada kemampuan pembicara “mengandalkan pengalaman penyimak”. Pada paradigma Cronkhite ada lima kiat yang digunakan pembicara untuk menghubungkan konsep tujuan dengan konsep motivasi : (1) kemungkinan, (2) pengelompokan, (3) kesamaan, (4) persetujuan, (5) penggabungan yang kebetulan.
Hubungan kemungkinan mengungkapkan hubungan sebab akibat, bahwa pelatihan penyimakan benar-benar dapat mengurangi kerugian dan meningkatkan keuntungan. Pegawai yang menerima pelatihan penyimakan mengungkapkan kepuasan yang lebih besar dengan adanya program pelatihan dibandingkan orang-orang yang tidak menerima pelatihan tersebut.
Hubungan pengelompokkan, pembicara menginginkan penyimak memandang atau memahami satu gagasan sambil menyertakan gagayan yang lain.
Hubungan kesamaan. Tingkat terdalam dalam penyimakan yang baik sangat serupa dengan pemikiran yang baik – bahwa seseorang memiliki banyak kesamaan dengan oranglain.
Hubungan persetujuan menghubungkan sikap penyimak terhadap orang atau lembaga tertentu dan terhadap persetujuan gagasan atau konsep.
Penggabungan secara kebetulan, yaitu berusaha agar penyimak menggabungkan dua pokok atas dasar konteks tapi tanpa sebab akibat.
Selanjutnya kiat presentasi persuasi yang dikemukakan oleh Charles Larson dalan buku ‘Persuasion, Reception ang Responsibility’, yaitu :
TEKNIK PERSUASI LARSON
Taktik Kiat Pembicara
1. Teknik ya-ya Ajukan serangkian pertanyaan yang pasti menimbulkan tanggapan positif. Kemudian mintalah penerimaan proposal Anda
2. Jangan bertanya jika ...
bertanyalah ... Berikan alternatif-alternatif yang melibatkan penerimaan proposal Anda. Alternatif-alternatif tersebut tidak memungkinkan penolakan.
3. Menjawab pertanyaan dengan pertanyaan Dari pada menjawab pertanyaan yang bertentangan secara langsung, ajukanlah pertanyaan yang mengundang orang lain untuk menanggapi persoalan.
4. Mendapatkan komitmen sebagian Sarankanlah penerimaan percobaan atau penerimaan sementara terhadap proposal Anda.
5. Bertanyalah lebih banyak sehingga mereka menjawab lebih sedikit Bertanyalah lebih banyak dari pada yang dilontarkan penyimak. Kemudian, kembalilah pada apa yang dapat Anda terima.
6. Penanaman Gabungkanlah proposal Anda dengan sesuatu yang lebih penting atau berharga bagi para penyimak Anda.
7. Mendapatkan IOU (merasa berutang budi) Jadikanlah khalayak menyadari bahwa Anda telah memberikan kontribusi kepada mereka.
Didalam presentasi juga harus dihindari kekeliruan-kekeliruan sebagai berikut :
ad hominem, menyerang seseorang, bukan masalahnya.
Mengindahkan pertanyaan, membantah persoalan yang tidak dipertimbangkan.
non sequitur, membantah kesimpulan yang tidak mengikuti premis.
“Anda adalah orang lain”, menunjukkan kesalahan-kesalahan seseorang yang menyebutkan kesalahan Anda. Berdebat dalam suatu lingkaran, yaitu membenarkan kesimpulan dengan mengemukakan kembali alasan. Pertanyaan-pertanyaan dengan banyak arti, yaitu mengajukan pertanyaan yang tidak dapat dijawab tanpa membahayakan penyaji. Pilihan yang salah, membatasi pilihan-pilihan yang memungkinkan secara tidak realistis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar